Offene Stellen - Arbeiten bei der Estate5 AG: krisensicher, digital, zukunftsfähig

Unser Büro liegt am Rand der Starnberger Innenstadt, angrenzend an ein Landschaftsschutzgebiet, und ist auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen.

Wir „verstecken“ uns nicht in Einzelbüros, sondern bilden Teams. Es gibt Kernarbeitszeiten, die sich an den Erfordernissen unserer Kunden orientieren, darüber hinaus sind wir bemüht, den Mitarbeitern:innen größtmögliche Flexibilität bei den Arbeitszeiten anzubieten. Diese Flexibilität erwarten wir aber auch von unseren Mitarbeiter:innen hinsichtlich der Jahresarbeitszeit, da das Hausverwaltergeschäft saisonale Spitzen hat.

Das Unternehmen ist ISO 9001:2015 zertifiziert und bereits heute überdurchschnittlich digital aufgestellt. Estate5 bietet somit sichere, moderne und vor allem zukunftsfähige Arbeitsplätze.

Die Ausgestaltung der Arbeitsplätze berücksichtigt ergonomische und gesundheitliche Erfordernisse, so sind z.B. alle Arbeitsplätze mit zwei großen, höhenverstellbaren Bildschirmen ausgestattet. Bürostühle, die die Wirbelsäule unterstützen und die von den Krankenkassen empfohlen werden, stehen an jedem Arbeitsplatz. Eine hochwertige LED-Ausleuchtung der Arbeitsplätze schont die Augen. Alle Mitarbeiter:innen können bei betriebsärztlichen oder sicherheitstechnischen Fragen auf das Kompetenzzentrum der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) zugreifen.

Neben regelmäßigen fachlichen Fortbildungen über den Verband der Immobilienverwalter, die IHK, Inhouse-Schulungen etc. bieten wir für unsere Mitarbeiter:innen auch Trainings im Gesundheitsbereich an, z.B. „Gesundes Sehen am Bildschirmarbeitsplatz“ oder mit "Fit im Office" Ausgleichsübungen für Nacken, Schultern und Wirbelsäule.

Interesse?

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Job Posting

Hausverwalter/ Objekt- und Kundenbetreuung (m/w/d) mit Schwerpunkt Technik; Erweiterung des Teams (Teilzeit 30 Std. oder Vollzeit; 4 Tage-Woche möglich) ab 4. Quartal 2021/ 1. Quartal 2022:

Zuverlässig, qualitätsbewusst und kundenorientiert zur laufenden Betreuung der Kunden und der von uns betreuten Immobilien.

Hierfür sind neben Erfahrung bei der Organisation von Sanierungs- und Renovierungsprojekten, hohen Kommunikations- und Organisationseigenschaften sowie ausgeprägtem technischen Verständnis auch Kenntnisse aus der Immobilienwirtschaft und in Buchhaltung notwendig. Ein routinierter Umgang mit Microsoft-Standardsoftware (Word + Excel) und einem CRM-System sowie die Bereitschaft, sich schnell und umfassend in die Hausverwaltersoftware Domus ERP sowie in die Online-Kommunikations- und Informationsplattform Homecase einzuarbeiten, sind Voraussetzung. Estate5 weist einen überdurchschnittlich hohen Digitalisierungsstand auf.

Eine Vielzahl an interessanten Aufgaben erwartet Sie:

Eigenverantwortliche Abarbeitung aller Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft der betreuten Objekt zur Zufriedenheit der Kunden
Bearbeitung von Kundenanliegen (per Mail, Telefon oder über die Online-Plattform)
Baubetreuung bei der Umsetzung von Maßnahmen, teilweise zusammen mit Ingenieurbüros
Ausschreibungen/Einholen von Angeboten inkl. Termin- und Fristenmanagement
Bewertung und Vergleich der Angebote; Auftragsvergabe gemäß Beschlussfassung und Verwaltervertrag
Intensive Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten, hierbei kommen traditionelle Kommunikationswege, aber auch moderne wie Video- und Spaceroomkonfrenzen oder die Online-Plattform Homecase um Einsatz
Erstellung der Tagesordnung für Eigentümerversammlungen der betreuten Objekte
Zuarbeit des für das Folgejahr (Wirtschaftsplan) benötigten Investitionsvolumen (inkl. Finanzierungsvorschlag) an die Buchhaltung
Bei größeren oder geschäftsjahresübergreifenden Projekten: Budgetplanung
Bearbeitung von Versicherungsschäden
Objektzbegehungen/ Verantwortung für die Verkehrssicherungspflicht in den betreuten Objekten
Durchführung von Eigentümerversammlungen

Ihr Background

Ihr Background: Z.B. Immobilienkaufleute mit Schwerpunkt Hausverwaltung oder Immobilienfachwirt:in oder Techniker:in mit Immobilien- und betriebswirtschaftlichem Know-how oder Industriekaufleute mit Immobilien-Know-how. Hohe Affinität zu digitalen Prozessen und moderner Kommunikation über Online-Plattformen, teilweise mit Chat-Funktionen. Estate5 weist einen sehr hohen Digitaisierungsstand auf, viele Prozesse sind elektronisch bzw. digital und im Bereich des technischen Gebäudemanagements sind in den kommenden Jahren weitere Veränderungen hin zu mehr Digitalisierung absehbar.
Sprachniveau: Falls nicht Muttersprache Deutsch, mind. C1 (ggf. sehr gutes B2)

Jobprofil kaufmännische Objekt- und Kundenbetreuung/ Buchhaltung (m/w/d) (derzeit keine Vakanz)

Zuverlässig, qualitätsbewusst und belastbar zur Erstellung der laufenden Buchhaltung für die von uns betreuten Kunden und Immobilien (Wohnungseigentum und Mietshäuser). Wir sind sehr digital aufgestellt: Rechnungen werden gescant, digital freigegeben und dann mit der Buchung verknüpft. Unseren Kunden wird seit 2020 eine digitale Belegprüfung angeboten.
Hierfür sind fundierte Kenntnisse in doppelter Buchführung, ein routinierter Umgang mit einer Buchhaltungssoftware z.B. DATEV, HMD sowie Grundkenntnisse im Umsatzsteuerrecht Voraussetzung. Kenntnisse einer Hausverwaltungssoftware sind von Vorteil. Digitalisierung sehen Sie als Chance und Herausforderung, nicht als notwendiges Übel, Sie haben gewisse Erfahrungen mit Online-Plattformen und Social Media.

Wir arbeiten ausschließlich mit Produkten der Domus Software AG, im Einzelnen Domus ERP (Stammdaten, Buchhaltung), Domus CRM (Datenmanagementsystem und Budgetplanung) und Homecase (Online-Plattform).

Eine Vielzahl von interessanten Aufgaben erwartet Sie:

Eigenverantwortliches Bearbeiten der laufenden Buchhaltung in digitalen Prozessen (z.B. werden alle Belege digital mit der jeweiligen Buchung verknüpft), Software Domus ERP
Erstellen von Jahresabrechnungen für Eigentümer von Wohnungseigentümergemeinschaften bzw. für Mieter
Erstellen der Wirtschaftspläne
Zusammenarbeit mit den Rechnungsprüfern unserer Kunden, seit 2020 im Rahmen einer digitalen Belegprüfung
Mahnwesen
Monatliche bzw. quartalsweise Auswertungen werden über eine moderne Online-Plattform "Homecase" den Kunden zur Verfügung gestellt
Beantwortung von Kundenanfragen zu Abrechnungen und ggf. Zahlungserinnerungen, wobei uns diese teilweise traditionell per E-Mail und Telefon erreichen, zunehmend jedoch als Anfragen über unsere Online-Plattform Homecase, die direkt mit dem Datenmanagementsystem Domus CRM verknüpft ist.

Ihr Background: Z.B. Buchhalter:in, Steuerfachkraft oder Immobilienkaufleute mit Schwerpunkt Buchhaltung. Hohe Affinität zu digitalen Prozessen und moderner Kommunikation über Online-Plattformen, teilweise mit Chat-Funktionen. Estate5 weist einen sehr hohen Digitalisierungsstand auf, gerade im Bereich kaufmännische Objektbetreuung sind die meisten Prozesse komplett elektronisch bzw. digital.
Sprachniveau: Falls nicht Muttersprache Deutsch, mind. B2

==> Eine freiberufliche Tätigkeit scheidet - gemäß Bescheid der Deutschen Rentenversicherung - aufgrund der speziellen Software Domus ERP und der engen Zusammenarbeit und Abstimmung im Team aus.

Ferienjob Sommer 2021 ==> vergeben

Schüler:innen - Studenten:innen: z.B. sind Angebotsvergleiche zu erstellen, Unterlagen zu scannen, Kleinere Anfragen zu stellen, Posteingang (elektronisch) zu bearbeiten usw. Benötigt werden hierzu Konzentrationsfähigkeit und ein routinierter Umgang mit PC und Software (Word, Excel). Büroerfahrung (z.B. über ein Praktikum) sollte vorhanden sein, Teamfähigkeit wird vorausgesetzt.
13 Euro/Stunde auf Basis Ferienjob (in diesem Fall: kein Minijob, keine Freiberufler)
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Praktikumsplätze (m/w/d), max. 2 pro Jahr ==> Frühjahr 2022 und Frühjahr 2023 bereits vergeben

Termine und Umfang nach Absprache. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir zur Vorbereitung eines fundierten Parktikanten-Ausbildungsplanes auch etwas zeitlichen Vorlauf benötigen.